Frais professionnels : les règles à respecter

Lorsqu’ils créent leur société, les dirigeants ne se rémunèrent généralement pas (ou peu) pendant les premiers mois (ou premières années) de leur activité. Cependant, nombre d’entre eux optent pour le remboursement de leurs frais professionnels, une solution qui comporte plusieurs avantages, à conditions de respecter certaines règles.

Dans le cadre de son activité, un dirigeant est souvent amené à effectuer des dépenses sur ses deniers personnels afin de ne pas affecter la trésorerie (souvent fragile) de sa société au cours des premières années d’exploitation. A charge pour lui de se faire rembourser ces frais par la société, une fois l’activité bien lancée et génératrice de cash.

L’intérêt d’opter pour le remboursement des frais professionnels ?

  • Le remboursement des frais peut se faire à n’importe quel moment de l’année sans aucun périodicité imposée
  • Contrairement aux salaires, les frais professionnels ne sont pas soumis à charges sociales, il n’y a donc aucun surcoût pour la société.
  • Au niveau du dirigeant,ces sommes ne sont pas imposables (IR) car elles correspondent à des frais réels qu’il a lui-même engagé dans l’intérêt de son entreprise
  • Au niveau de la société, ces dépenses sont déductibles du résultat imposable, c’est à dire qu’elles viennent en déductions des produits perçus par l’entreprise pour calculer l’impôt du en fin d’année. En cas d’absence de revenus par l’entreprise (ce qui est généralement le cas les premiers mois ou années), ces dépenses vont même créer un déficit reportable (résultat fiscal négatif) qui sera imputé sur le montant des impôts à payer les années futurs, et donc in fine réduire l’imposition.

Quelles conditions à respecter ?

  • Tout d’abord, pour être déductibles ces charges doivent correspondre à des dépenses réalisées dans l’intérêt de votre activité, ce qui exclut toutes les dépenses qui auraient un caractère purement personnel
  • Elles doivent être justifiées par la nature et l’importance de l’exploitation : en effet, difficile de justifier un leasing automobile pour une activité qui ne nécessite pas de déplacement ou de prospection commerciale.
  • Le dirigeant doit être en mesure de conserver et présenter en cas de contrôle l’intégralité des justificatifs liés à ces dépenses professionnelles. En cas de « phobie administrative », opter pour des outils de gestion des notes de frais tels qu’Expensya par exemple.

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